Persondatapolitik - Nyt Smil Fonden

For at kunne udvælge kandidater til behandling, er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle.

Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.


Dataansvarlig

Nyt smil Fonden

Jydekrogen 162625 Vallensbæk


Skriftlig henvendelse: info@nytsmilfonden.dk

Revideret: Juli 2022


Vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du har udleveret til os i forbindelse med din ansøgning til Nyt Smil Fonden. Bliver du udvalgt til behandling, behandler vi løbende oplysninger om dit behandlingsforløb for at kunne følge udviklingen og opfylde fondens formål ved at tiltrække nye kandidater.  

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne behandle din ansøgning med henblik på at udvælge kandidater til behandling. Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne vurdere, hvorvidt du opfylder fondens formål eller forberede den korrekte behandlingsplan.  


Persondata, der behandles:

  • Navn, adresse, telefon, e-mail
  • Billeder af tænder samt profilbillede


Tidsfrister for sletning/opbevaring

Persondata slettes efter endt formål.  Vi opbevarer ansøgninger senest 6 mdr. efter ansøgningsfrist. I enkelte tilfælde kan vi anmode om at beholde ansøgninger til kommende ansøgningsrunder.  


Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder, hvor du til en hver tid har:

  • Retten til at modtage oplysning om, hvordan vi behandler dine personoplysninger
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet.


Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Nyt Smil fonden og dennes komité. Ved accept af behandlingsforløbet overgår behandlingsplan mv. til behandler, der jf. journaliseringsloven varetager den videre dokumentation.

Undtagelsen er i disse tilfælde:

  • Udvælges du til behandling
    accepterer du følgende, at vi videregiver billeder og sekvenser af behandlingsforløbet til sponsorer, organisationer eller enkeltpersoner uden for Nyt Smil Fonden også efter behandlingsforløbet er afsluttet.

  • Til ekstern databehandling
    Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

  • Af juridiske årsager
    Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Nyt Smil Fonden, i det tilfælde at, adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for, at overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
    ​​​​​​​
  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
  • Holde Nyt Smil Fonden fri fra skade, vores medlemmer eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.  


Informationssikkerhed

Vi arbejder hårdt for at beskytte Nyt Smil Fonden og vores ansøgere mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt i Nyt Smil Fonden:

  • Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger, alle data opbevares og behandles indenfor EUs grænser.
  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Nyt smil fondens vegne.
  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
  • Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
  • Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Nyt smil fonden.
  • I tilfælde af databrud eller anden overtrædelse af gældende lovgivning, vil vi indberette disse informationer til relevante myndigheder indenfor de fastsatte tidsfrister af datatilsynet.


Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.


Ændringer

Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden, jf- lovændringer og formål. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side.